Haurem de distingir netament dos grups de fotografies: les tradicionals i les digitals. Les primeres ja corresponen al passat i les utilitzarem molt poc. Les segones, les més fàcils d’arxivar, manipular, duplicar, exportar, transferir, són curiosament les que corren més risc de ser perdudes.

A. Fotografies de paper o diapositives.

  • Són el millor testimoni de la nostra història passada: fotografies del segle XX, a tot estirar de primers anys del XXI. Val la pena no perdre-les.
  • Convé matenir ben arxivats els negatius i les diapositives, en bones condicions de temperatura, aïllades de la pols,i amb el màxim d’ordre i informació que poguem donar-hi (data, lloc, esdeveniment, persones que hi surten…). Arxivarem també les fotos de paper, però no són tan importants, ja que es poden tornar a obtenir des dels negatius o de les diapositives (Això cada cop serà menys cert).
  • La gent més gran amb anys a l’escola pot fruir fent aquest arxiu, remembrant noms d’exalumnes i recordant vells temps. En qualsevol cas, si no es fa a temps, ja no es podrà fer mai.
  • Només les utilitzarem ordinàriament amb motiu d’un aniversari rodó de l’escola o quan es produeixi una jubilació, una defunció, etc. Són moments molt emotius en els quals s’agraeix trobar fàcilment les fotografies dins de l’arxiu.
  • Succeix de vegades que el treball pacient d’arxiu de molts anys es destrossa amb motiu d’un d’aquests esdeveniments, per la mandra de tornar després les coses a lloc. És la pròpia història la que posem en joc. Per això, aconsello que hi hagi una sola persona responsable de les fotografies, que tingui mentalitat d’arxiver i una dosi oportuna de mal geni.
  • És molt convenient digitalitzar les fotografies, ja que el negatiu o la diapostiva té una durada limitada (amb els anys es deterioraran inexorablement). La digitalització té un cost econòmic elevat, si no comptem amb els instruments per fer-ho nosaltres mateixos. Un cop digitalitzades, no convé destruir els originals: potser en uns anys apareix una tecnologia que permet obtenir-ne còpies de més qualitat.

B. Fotografies digitals

  • Eviteu la infoxicació (intoxicació per excés d’informació). Com que són gratuïtes, podem fer tantes fotos com vulguem, però després –si pot ser, abans d’abocar-les a l’arxiu– caldrà eliminar la majoria de fotos sense contemplacions i destacar les 10 millors de cada esdeveniment. D’aquesta manera facilitarem la labor a qui en un moment o altre hagi de cercar una foto. Només les que ara considerem bones fotos, ho seran també per al futur. No aporta gaire interès mantenir unes quantes fotografies gairebé idèntiques. Quedem-nos-en només la millor. És absurd conservar 320 fotografies de la castanyada de 2012.
  • Originals. Conseveu separadament els originals de les fotografies modificades, reduïdes o canviades a un altre format que s’hagin fet servir per a revistes, web, etc. Aquestes segones només les conservarem si la seva existència aporta valor (per exemple, quan s’han eliminat elements que feien perdre qualitat a la fotografia).
  • On? Els CD i DVD han iniciat els seu decés. Per tant, el més segur són els discs externs. N’hi ha de 2Tb no gaire cars. Tanmateix, no n’hi ha prou amb un sol disc dur. Seria terrible que s’espatllés o es perdés. D’altra banda, no ens ha d’estranyar que d’aquí a uns anys aparegui una solució millor. Caldrà adaptar-se a les millores tecnològiques.
  • Formats. Pot ser que alguns mots us resultin estranys: Row, Jpeg, Tiff, Gif, Png, RGB, CMYK, dpi, etc. Prometo un post aclaridor. Assegureu, consultant a un expert, que el format amb què es prenen les fotografies és l’adequat. No rebaixeu mai la mida de les fotos perquè en càpiguen més: el que en pantalla us sembla una mida prou gran, després pot resultar massa petita.
  • Arxiu. Cada centre s’organitzarà depenent de l’estil de les persones responsables. En qualsevol cas, cal pensar molt bé el sistema com s’arxivaran abans de començar. Un error al principi pot significar molta feina després. Sembla que el més simple, ja que som escoles, és organitzar les carpetes per cursos escolars i, a cada curs, una carpeta per a cada esdeveniment. Dins de la carpeta es pot afegir un document de text amb la referència de cada foto i les persones que hi surten. Convé saber que avui hi ha aplicacions que efectuen una indexació molt completa de les fotogràfies, que permeten localitzar fàcilment els llocs, les persones, les dates, etc. si s’han anotat prèviament, és clar.
  • Nom. Les fotos tenen noms del tipus DSC_00322.jpg. Són noms automàtics que generen les càmeres. Amb aquests noms, només sabem quantes fotos s’havien fet amb aquella càmera, cosa del tot innecessària. Una bona opció d’ordenació pot ser data_nomgeneric_numero.jpg. Per exemple, 140621_fidecurs_15.jpg o 131219_nadal_44.jpg.  La data s’organitza de la manera següent: any, mes,dia. Així, totes les fotografies quedaran ordenades cronològicament. En segon lloc tindrem una idea genèrica del tema, sense necessitat d’obrir-la i finalment, el número de fotografia d’aquell tema.
  • Internet. Tingueu en compte que les fotografies que es pengen al Drive, a Picasa, etc. automàticament perden informació i, per tant, qualitat. És així, encara que a simple vista no ho puguem apreciar. Per això, no considerarem aquests arxius al núvol com a l’arxiu oficial fotogràfic. Ens podran ser molt útils per a la gestió de les fotografies (web, blogs, presentacions, etc.), però no exclouen l’arxiu offline.
  • Caducitat. Les fotografies tenen data de caducitat, com els iogurts. No la foto (són uns i zeros i duraran per sempre), sinó el contingut. Passat un curs escolar, hi haurà algunes fotos que ja no ens serviran. Bé perquè apareixeran alumnes que ja no són a l’escola (i que ja no comptarem amb el permís d’ús per part dels pares), bé perquè alguns hauran crescut massa. Hem fet una bona fotografia? Utilitzem-la de seguida.
  • Bones fotos. Si al centre no compteu amb cap fotògraf que estigui pel damunt del nivell general, plantegeu-vos seriosament contractar cada any o dos anys, un fotògraf professional perquè vingui a l’escola a fer bones fotografies de la vida ordinària de l’escola. Les necessitareu per al web, per a la revista, per al es presentacions, per a qualsevol fullet o prospecte de l’escola que vulgueu fer.