Quan pensem en la comunicació d’una escola ens vénen fàcilment al cap el web, una revista, un fullet, les cartes que s’envien a les famílies, els butlletins de qualificacions… I tot això, certament, són comunicacions de l’escola, comunicacions importants. Hem caigut, però, en un error molt comú, que és pensar que comuniquem només quan la nostra comunicació és conscient i voluntària. Tant si ho volem com si no, en tot moment estem comunicant.

  • L’amabilitat amb què la secretària respon al telèfon comunica;
  • El nombre de professors i professores que arriben tard a l’escola comunica;
  • El bon estat de les instal·lacions esportives comunica;
  • Un grup d’alumnes que surt de l’institut respectant els semàfors i cedint el pas a la gent gran comunica;
  • El somriure heroic d’aquella professora en marxar a les cinc de la tarda comunica;

Així podríem continuar llargament amb tots els aspectes que configuren el que som i el que fem.

 

TOT COMUNICA, PER TANT, TOTHOM COMUNICA

Una conseqüència evident d’això és que la comunicació esdevé una tasca de tothom a l’escola i no només de la direcció, d’un departament –si existeix– o dels responsables de les eines de comunicació corporativa. El professorat, per exemple, n’és un agent imprescindible: són els qui es relacionen més directament amb els alumnes i amb les famílies. Conscient o no, cada professor o professora, quan imparteix una classe de la seva matèria o atén els pares d’un alumne, esdevé portaveu de l’escola. I és que en una escola es dóna un fet diferencial, difícilment reproduïble en cap altra mena d’empresa: la totalitat dels nostres clients passa cada dia moltes hores dins de l’escola i torna a casa amb un micromissatge diari: “Avui la profe de música ens ha tocat una peça al piano…”, “el profe d’anglès s’ha enfadat i ha castigat injustament tota la classe”, “han posat xarxes noves a la pista de volei i ara es juga molt millor”, “les mandonguilles d’avui eren dolentíssimes”, “la Rosa m’ha felicitat en públic pel treball de català!” 

En una escola tothom comunica, però hi ha algú que forçosament comunica per damunt dels altres: la realitat. En la comunicació espontània transmetem allò que som. Cal, per tant, que parem atenció a la realitat de la nostra escola, que molt sovint no coincideix amb allò que ens agradaria que fos. Volem millorar la comunicació? Doncs comencem per millorar la realitat mateixa. Si hi ha guixades i papers en el racó del pati, es comunica una impressió de deixadesa, senzillament perquè hi ha deixadesa. Si existeix la impressió que part del professorat de Batxillerat no té interès a ajudar els alumnes, és possible que això estigui succeint. Si els pares es queixen que els alumnes tenen pocs o massa deures, no haurem d’aturar-nos a valorar la possibilitat que això sigui cert? (No estic afirmant que els pares sempre tenen la raó). Hem de vincular, per tant, la planificació de la nostra comunicació a la gestió de la realitat, el govern de l’escola. Si volem comunicar millor, forçosament ens hem d’esforçar també a fer les coses millor.

 

PLANIFICAR LA COMUNICACIÓ ORDINÀRIA

Però seria un error concloure que ja n’hi ha prou fent les coses bé. També cal comunicar-les bé. I per comunicar bé, hem de planificar la comunicació. És evident que la imatge que tindrà la gent de nosaltres depèn en gran mesura del que nosaltres comuniquem (no exclusivament, perquè també hi intervé el nostre entorn). En la mesura que ho preveiem millor, la comunicació planificada guanyarà terreny a l’espontània, deixarem menys espai a la improvisació i hi haurà menys contradiccions entre la comunicació i la imatge que volem projectar. 

Una escola va fer l’esforç de dissenyar un sistema complet de comunicació amb les famílies. Alguns anomenen aquest sistema ecosistema comunicatiu, un espai complex on circulen els missatges que es produeixen en el si de l’escola. Amb l’aparició d’Internet (web, xarxes socials, landing pages, etc.), aquest sistema s’ha fet molt més complex. No és tota la comunicació d’una escola, però n’és una part importantíssima. En aquest cas es tractava d’una escola gran i, per tant, complexa. Genera una densitat enorme de missatges. Només si estan ben gestionats poden ser assimilats per les famílies amb més d’un fill sense que esdevinguin spam. Com es fan arribar les informacions a les famílies? A través d’enviaments de sobres per correu ordinari? Deixant fotocòpies de cartes en les agendes o a la cartera dels fills? Confiant que miraran el web? Mitjançant correus electrònics, SMS o missatges de WhatsApp? Quines comunicacions han d’anar signades i per qui? Totes han de ser cartes de la direcció, també la notificació que dilluns que ve és festiu?

En un altre moment haurem d’abordar la planificació estratègica de les comunicacions importants. El primer pas, però, ha de ser establir un mapa complet de la comunicació ordinària, a partir dels elements que hi intervenen.

  • PÚBLICS.  A qui ens adrecem en cada acció: professorat i personal no docent, pares i mares, alumnat, possibles noves famílies, antics alumnes, institucions educatives, autoritats públiques, societat civil… Per a cada públic, tindrem objectius comunicatius diferents.
  • CANALS. Conferències, reunions, xerrades, entrevistes personals, cartes, murals, publicitat, web, newsletter, e-mail personal, SMS, fullets, flyers, xarxes socials, etc. Cada canal té uns avantatges i uns inconvenients, que els fan idonis per a unes comunicacions i per a d’altres, no.
  • MISSATGES. Les qualificacions acadèmiques, menús de menjador, calendari d’activitats, avisos i notificacions d’aula, notícies de l’escola, anuncis, textos formatius, etc.
  • EMISSORS. Persones que executen cada comunicació: director, cap d’estudis, tutors, secretaria, responsables de comunicació (community manager o webmaster, director de la revista…), AMPA, etc. És recomanable seguir el principi de delegació: allò que pugui assumir un grau jeràrquic inferior, no ho ha de fer el superior. I això principalment, perquè sense confiança, no hi haurà participació ni innovació; però també per eficiència: reservar al director la comunicació realment important.

Tenint en compte tots aquests elements, convindrà fixar el calendari d’actuacions: amb quina periodicitat es generen comunicats, cartes, notícies, etc. En la mesura que siguem capaços d’organitzar-ho, controlarem millor la nostra comunicació habitual, haurem guanyat terreny a l’espontaneïtat i estarem en millors condicions per planificar estratègicament les comunicacions extraordinàries i afrontar amb èxit qualsevol situació de crisi.

En l’escola esmentada es va decidir trametre un sol comunicat setmanal a les famílies i sempre dijous al matí, amb tota la informació de la setmana ordenada per edats. El resultat va ser que la mateixa comunicació va esdevenir el mitjà per governar tot el que es feia a l’escola. Governar i comunicar són el mateix.